Özlük Dosyası Nedir ve Nasıl Hazırlanır?
Çalışanları hakkında bilgi sahibi olmak her işveren için önemlidir. Özellikle çok sayıda çalışanın bulunduğu iş yerlerinde bunun takibi zor olabilir. Bir yandan bu zorluğu kolaylaştırmak, bir yandan da resmi belgeleri arşivlemek için özlük dosyası tutulur. Özlük dosyaları hem çalışan-işveren iletişiminde hem de resmi işlemlerde büyük önem taşır. Peki, personel özlük dosyası nedir ve özlük dosyası zorunlu mudur?
Özlük Dosyasının Tanımı
Özlük dosyası, çalışandan talep edilen ve o çalışanla ilgili iş yeri tarafından hazırlanmış olan belgelerin tümünü içeren bir dosyadır. İşe girişlerde istenen sağlık raporundan kimlik ve iletişim bilgilerine, iş sözleşmesinden izin belgelerine kadar tüm önemli evraklar bu dosyaya eklenir. Çalışanla ilgili tüm özel ve resmi süreçler, personel özlük dosyası içerisinden takip edilir. Ayrıca bazı durumlarda dosyaya yeni belgeler eklenir ve özlük dosyaları periyodik olarak güncellenir.
İş Kanunu’na Göre Özlük Dosyası
İş Kanunu’na göre özlük dosyası, yasal zorunluluk kapsamında bir uygulamadır. Bu uygulama, 4857 sayılı İş Kanunu’nun “İşçi özlük dosyası” başlıklı 75. maddesi ile yasal çerçeveye alınmıştır. Zorunluluk bildiren söz konusu madde şu şekildedir:
“İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.”
Çalışan–İşveren İlişkisi İçin Önemi
Personel özlük dosyasını hazırlamak yasal bir uygulama olsa da aslında özel durumlar için de oldukça faydalıdır. Çünkü bu dosya sadece kimlik ve iletişim bilgilerini içermez. Çalışanın yaptığı işten performans bilgilerine, eğitim ve sertifika seviyesinden izin kullanım durumuna kadar tüm detaylar bu dosya ile takip edilebilir.
Dolayısıyla işveren, çalışanını daha yakından tanıma fırsatına sahip olur. Özellikle kalabalık iş yerlerinde zorlaşan çalışan-işveren iletişimi, özlük dosyasındaki bilgiler sayesinde daha verimli hale gelebilir. Terfi verirken veya işten çıkarma yapılacağında da özlük dosyaları incelenebilir. Böylece daha adil kararlar vermek mümkün olur.
Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler
Personel özlük dosyalarında bazı temel belgeler ve duruma göre eklenebilecek çeşitli belgeler bulunur. Temel belgeler her çalışanın dosyasında olurken diğer belgeler kişiye göre değişebilir. Özlük dosyasında bulunması gereken başlıca belgeler şöyledir:
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- 2 adet vesikalık fotoğraf
- İş sözleşmesi
- İşe başvuru formu
- Öz geçmiş
- Sağlık raporu
- Kan grubu kartı
- İkametgâh belgesi
- Nüfus kayıt örneği
- İşbaşı eğitim formu
- Adli sicil kaydı
- Diploma fotokopisi
- SGK işe giriş bildirgesi
- Erkek çalışanlar için askerlik durum belgesi
- Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi
Çalışma Sürecinde Özlük Dosyasına Eklenecek Belgeler
Temel belgeler, bir çalışanın işe ilk girişinde hazırlanan özlük dosyasına konulur. Ancak bu dosyanın daha sonra güncellenmesi gerekir, çünkü çalışanla ilgili yeni belgeler üretilmiş olur. Çalışan işe devam ettiği sürece personel özlük dosyasına eklenebilecek belgeler şu şekildedir:
- Çalışanlar ile ilgili tüm resmi yazışmalar
- Yıllık izin, ücretsiz izin ve ücretli izin belgeleri
- Hastalık izni ve iş göremezlik raporları
- Annelik izni ve iş göremezlik raporları
- İmzalı maaş bordroları ve ödeme makbuzları
- Ücret artışı ile ilgili yazılar
- Terfi ve transfer bildirimleriyle ilgili yazılar
- Ücret kesintileriyle ilgili neden belgeleri
- İş sağlığı ve güvenliği eğitim belgeleri
- İş kazası raporları
- Tutanaklar ve disiplin cezası belgeleri
- Performans değerlendirme formları
İş Türüne Göre Özlük Dosyasında Olması Gereken Belgeler
Özlük dosyası her iş yerinde aynı belgelerden oluşmaz. Yapılan işin türüne ve iş modeline göre eklenecek bazı belgeler de vardır. Ayrıca aynı iş yerinde farklı işler yapan çalışanların dosyaları da farklı olur. Bu doğrultuda iş türüne göre özlük dosyasında olabilecek bazı belgeler şunlardır:
- Periyodik tıbbi kontrollere ilişkin sağlık raporları
- Fazla mesai onay belgeleri
- Vardiya düzenleri ve saatlerine ilişkin çizelgeler
- Sürücü olarak çalışanlar için ehliyet
- Makine ve ekipman kullanımları için sertifikalar
- Ekipman ve iş malzemesi teslimleri için zimmet belgeleri
- Özel izin gerektiren işler için yetki belgeleri
Özel Durumlar İçin Özlük Dosyasına Eklenecek Belgeler
Personel özelinde değişen bazı durumlar da söz konusudur. Bu durumlarla ilgili özlük dosyasında bulunabilecek belgeleri şöyle sıralayabiliriz:
- 18 yaşın altındaki çalışanlar için ebeveyn onayı
- Engelliler için engelli raporu fotokopisi
- Yabancı uyruklular için çalışma izni fotokopisi
- Teşvik kapsamında çalışanlar için teşvikle ilgili belgeler
- Engelli, eski hükümlü ve terör mağduru grubundaki çalışanlar için İŞKUR belgesi
İşten Ayrılan Çalışanın Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Belgeler
İşe girişte hazırlanan özlük dosyası, işe son verildiğinde kapatılmaz. Belirli bir süre saklanması gereken personel özlük dosyalarına işten çıkışla ilgili belgeler de eklenir. Söz konusu belgeler şu şekildedir:
- İstifa durumlarında istifa dilekçesi
- İşten çıkarma durumlarında fesih bildirimi
- Haklı fesih durumunda delil niteliğindeki belgeler
- Kıdem tazminatı ve ihbar tazminatı bordroları
- SGK kayıt silme ve işten ayrılma bildirimi
- İbraname
Özlük Dosyası Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Hem yasal uyum hem de süreç kolaylığı için özlük dosyasının nasıl hazırlanacağını bilmeniz ve bazı detaylara dikkat etmeniz gerekiyor. Dikkat edilecek ilk nokta, dosyanın hazırlanma şekli. Personel özlük dosyasını ister fiziksel isterseniz de dijital ortamda hazırlayabilirsiniz. Bu konuda herhangi bir yasal engel yoktur. Kalabalık iş yerleri için dijital özlük dosyası daha pratik olurken az sayıda çalışan için fiziki dosya tutulabilir.
Fiziki özlük dosyalarının kapağına, dijital olanların ise dosya adına mutlaka çalışanın adı-soyadı yazılmalıdır. Eğer iş yerinde bir numaralandırma uygulaması varsa personel numaraları da dosya kapağına yazılabilir. Bu ihtiyaç halinde ilgili dosyanın kolayca bulunabilmesini sağlar.
Her dosyanın ilk sayfasına, bir evrak ve kontrol listesi eklemeniz de önemlidir. Böylece dosya içerisinde hangi evrakların olduğunu tek tek bakmadan da görebilirsiniz. Kontrol listesi ise periyodik kontrol ve güncellemelerin tarihleriyle birlikte eklenmesini sağlar. Bu da özlük dosyalarını en son ne zaman kontrol ettiğinizi göstererek güncellik hakkında bilgi verir.
Personel özlük dosyası için format standardı yoktur, fakat yasal bir arşivleme süresi vardır. Saklama süresi İş Kanunu’nda net bir şekilde belirtilmemiştir. Fakat özlük dosyasına ihtiyaç duyulan vergi uygulamaları için 5 yıl, SGK işlemleri için 10 yıl, iş sağlığı ve güvenliği uygulamaları için ise 15 yıl saklama yükümlülüğü vardır. Dolayısıyla özlük dosyasını ne şekilde hazırladığınız fark etmeksizin belirli bir süre saklamanız gereklidir.
Özlük Dosyası Tutmamanın Yasal Sonuçları
Özlü dosyası tutmak İş Kanunu ile yasal zorunluluk kapsamına alındığı için dosya tutmamanın olumsuz sonuçları da söz konusudur. Aynı Kanunun 104. maddesinde, işçi özlük dosyası düzenlemeyen işverenlere idari para cezası verileceği belirtiliyor. Verilecek para cezasının tutarı ise dönemsel olarak değişiyor. Ayrıca hakkında özlük dosyası tutulmamış çalışan sayısı da cezanın tutarını etkileyebilecek bir unsurdur.
Dijital Özlük Dosyası Nedir?
Dijital özlük dosyası, işçi özlük dosyalarının elektronik ortamda tutulan versiyonudur. Dijital olarak hazırlanması mümkün olan belgeler doğrudan dijital olarak hazırlanır. Fiziki belgeler ise sonradan dijitale aktarılır. Her çalışan için belirli bir alan açılır ve ilgili belgeler oraya yüklenir. Bu yöntem manuel olarak bilgisayar içerisinde tutulabilir. Ancak dijital özlük dosyası tutabilmeyi sağlayan bazı uygulamalar ve yazılımlar da mevcuttur.
E-Özlük Uygulamaları ve Avantajları
Dijital özlük programları veya e-özlük uygulamaları ile özlük dosyalarını elektronik ortamda oluştururken hız, kolaylık ve güvenlik gibi avantajlara da sahip olursunuz. Bu programlar çoğunlukla bulut sistemle çalışır ve verileri uzak bir sunucuda tutar. Lisans satın alarak veya dönemsel aboneliklerle bu yazılımlardan birini kullanabilirsiniz. Ayrıca e-özlük uygulamaları, diğer iş programlarıyla da entegre olarak işlerinizi kolaylaştırır.
Veri Güvenliği ve Erişim Kolaylığı
Dijital özlük dosyası programlarının en önemli özelliklerinden biri veri güvenliğidir. Bu programlardaki veriler, bulut sistemde saklanır. Yani bilgisayarın herhangi bir şekilde zarar görmesi, verilerin silinmesine yol açmaz. Ayrıca bu durum, erişim kolaylığını da beraberinde getirir.
Yerel depolamada belgelere sadece saklandığı bilgisayardan ulaşılabilir. E-özlük uygulamalarında ise farklı bilgisayarlardan, tabletlerden ve cep telefonlarından dosyalara ulaşmak mümkündür. Buna ek olarak ihtiyaç halinde çalışanın adının yazılması ile dosyayı anında bulabilmek de zaman kazandıran bir özelliktir.
Dijital uygulamalar, veri güvenliği ve erişim kolaylığı konusunda oldukça faydalıdır. Bunun yanında kullanımları da oldukça hızlı ve pratiktir. Dolayısıyla dijital dönüşüm, işletmenize hız ve verimlilik katar. Dijital dönüşüm hakkında daha fazla bilgi almak için “Dijital Dönüşüm Nedir? İşletmeler İçin Avantajları Nelerdir?” başlıklı yazımızı okuyabilir ve TokenFlex’in dijital çözümleri ile işlerinizi kolaylaştırabilirsiniz.
Özlük Dosyası Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
Özlük dosyasında hangi belgeler bulunmalıdır?
Özlük dosyasında çalışanın işe girişi, çalışma süreci, yaptığı işin niteliği, özel durumları ve işten çıkış süreciyle ilgili tüm belgeler bulunmalıdır.
Özlük dosyası tutmak yasal olarak zorunlu mudur?
Özlük dosyası tutmak, 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi uyarınca zorunludur.
Dijital özlük dosyası kullanılabilir mi?
Özlük dosyası fiziki veya dijital olarak hazırlanabilir. Yasal olarak format konusunda bir sınır yoktur. Önemli olan dosya içerisindeki belgelerin eksiksiz ve güncel olmasıdır.
Özlük dosyası hangi aralıklarla güncellenmelidir?
Özlük dosyası, çalışan ile ilgili her türlü gelişmede güncellenmelidir. Buna ek olarak sık sık kontrol edilmeli ve güncelleme gerektiren evrak varsa tespit edilmelidir.
Özlük dosyası tutmamanın cezası nedir?
Özlük dosyası tutmayan işverenlere idari para cezası kesilir. Para cezası uygulaması ve ceza tutarları, İş Kanunu’nun 104. maddesi ile belirlenmiştir.
